Règlement intérieur

ARTICLE 1 – Cotisations 

Cotisations Annuelles : Chaque membre doit s'acquitter d'une cotisation annuelle dont le montant et les modalités de paiement sont déterminés par l'Assemblée Générale. Ce montant est fixé à 720€ jusqu’au 31/12/2024.

Date d'Échéance : La cotisation annuelle est due au plus tard le 31 janvier de chaque année. Les nouveaux membres qui rejoignent l'association en cours d'année régleront leur cotisation au prorata temporis.

Non-Paiement : Tout membre qui n'aura pas réglé son droit d'entrée ou sa cotisation dans les délais spécifiés sera considéré comme démissionnaire, sous réserve d'une mise en demeure restée infructueuse dans un délai de quinze (15) jours.

Révision des Montants : Les montants peuvent être révisés par simple décision du Comité Directeur.

Affectation des Fonds : Les fonds servent exclusivement à couvrir les frais de fonctionnement de l'association et à la réalisation de ses objectifs, conformément aux décisions prises par l'Assemblée Générale et le Comité Directeur.

Article 2: Clause d'Agrément pour Adhésion de Nouveaux Membres

Principe d'Agrément : L'adhésion à l'association n'est pas automatique. Tout candidat souhaitant devenir membre doit recevoir l'agrément du Groupe des Sages, conformément à la procédure décrite dans cet article.

Demande d'Adhésion : Tout candidat à l'adhésion doit soumettre une demande au Groupe des Sages. Cette demande doit inclure les informations pertinentes sur le candidat, ainsi que les raisons pour lesquelles il souhaite rejoindre l'association.

Examen de la Demande : Le Groupe des Sages examinera chaque demande lors de la réunion ordinaire ou extraordinaire la plus proche suivant la réception de la demande. Le conseil peut solliciter des informations supplémentaires auprès du candidat avant de prendre une décision.

Critères d'Agrément : Le Groupe des Sages prendra en compte divers critères tels que l'adéquation du candidat avec les objectifs et les valeurs de l'association, sa capacité à contribuer positivement aux activités, ainsi que toute autre considération jugée pertinente.

Décision du Groupe des Sages : La décision d'accorder ou de refuser l'agrément est prise à la majorité des membres du Groupe des Sages. La décision sera ensuite communiquée au candidat oralement dans un délai de quinze (15) jours suivant la réunion.

Refus d'Agrément : En cas de refus, le Groupe des Sages n'est pas tenu de fournir les raisons spécifiques du refus au candidat. Le candidat pourra soumettre une nouvelle demande d'adhésion après un délai minimum de six (6) mois.

Adhésion Effective : Une fois l'agrément accordé, le nouveau membre devra s'acquitter de la cotisation annuelle et se conformer aux obligations définies dans les statuts et le règlement intérieur pour finaliser son adhésion.

Article 3 : Démission, Exclusion, ou Décès 

Démission : Tout membre peut se retirer de l'association à tout moment en adressant une lettre de démission au président ou au secrétaire de l'association. La démission prend effet à la date de réception de la lettre, sauf indication contraire dans ladite lettre.

Exclusion : Un membre peut être exclu pour des motifs graves tels que le non-respect des statuts ou du règlement intérieur, des actes nuisibles aux objectifs ou à la réputation de l'association, ou tout autre motif jugé suffisamment grave par le Comité Directeur. L'exclusion doit être prononcée par le Comité Directeur après avoir entendu les explications du membre concerné, conformément à l'Article 7.

Décès : En cas de décès d'un membre, celui-ci sera automatiquement retiré de la liste des membres. Tous les droits et obligations liés à sa qualité de membre prendront fin à la date du décès.

Conséquences : Dans tous les cas mentionnés ci-dessus, les cotisations versées restent acquises à l'association, sauf décision contraire du Comité Directeur. Aucun remboursement de cotisations ne sera effectué.

Notification aux Membres : Tout changement dans la composition des membres de l'association pour les raisons énumérées dans cet article sera notifié aux autres membres de manière appropriée, en respectant les règles de confidentialité et de protection des données personnelles.

ARTICLE 4 – Assemblées générales – Modalités applicables aux votes

Fréquence et Convocation : Une Assemblée Générale ordinaire doit se tenir au moins une fois par an. Des Assemblées Générales extraordinaires peuvent être convoquées selon les besoins. Les membres seront informés de la date, de l'heure et du lieu de l'Assemblée Générale oralement au moins quinze (15) jours avant la date prévue.

Ordre du Jour : L'ordre du jour est fixé par le Comité Directeur et doit être inclus dans la convocation. Les membres peuvent soumettre des points à ajouter à l'ordre du jour jusqu'à sept (7) jours avant la date de l'Assemblée.

Votes et Résolutions : Sauf disposition contraire dans les statuts ou le présent règlement, les décisions de l'Assemblée Générale sont prises à la majorité simple des voix des membres présents ou représentés. Chaque membre dispose d'une voix.

Présence Obligatoire : Conformément à l'Article 6 du présent règlement relatif à la présence obligatoire, les membres sont tenus d'assister aux Assemblées Générales. Les absences sont comptabilisées dans le cadre du suivi des absences sur six (6) mois glissants.

Procès-Verbal : Les décisions prises lors de l'Assemblée Générale seront consignées dans un procès-verbal signé par le président et le secrétaire de la séance. Ce document sera accessible à tous les membres et archivé conformément aux dispositions légales.

Modifications Statutaires : Toute modification des statuts doit être approuvée par une Assemblée Générale extraordinaire et requiert une majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

ARTICLE 5 – Groupes des Sages

Il est créé, au sein de l'association, un Groupes des Sages dont la mission est d'assurer la formation des membres, le respect des règles de vie au sein des réunions et de réaliser les agréements lors des adhésions

Le Groupes des Sages est composé de 3 membres dont au moins désignés par le Comité Directeur.

La durée des fonctions des membres de ce Comité est de 1 an : ces fonctions ne sont pas reconductibles.

Les réunions et les actions du Groupes des Sages font l'objet d'un compte-rendu oral remis au Président au moins 1 fois par an. Le Président est chargé de communiquer le contenu de ces comptes-rendus aux autres membres du Comité Directeur.

Les propositions éventuelles du Groupes des Sages, en rapport avec l'objet de sa mission n'ont aucun caractère impératif pour le Comité Directeur. Les résultats des travaux du Groupes des Sages sont communiqués aux membres de l'association lors de l'assemblée générale, dans le cadre du rapport sur les activités de l'association.

Si le Groupe des Sages le juge utile, une assemblée peut être convoquée spécialement à l'effet d'étudier les résultats des travaux du Comité.

Article 6 : Présence Obligatoire des Membres et Tolérance d'Absence

Obligation de présence : Il est impératif pour tous les membres de l'association de participer régulièrement aux réunions et activités programmées par l'association afin d'assurer le bon fonctionnement et la réalisation des objectifs de l'association.

Période de référence : Pour mesurer l'assiduité des membres, une période glissante de six (6) mois sera considérée. Cette période est définie comme les six (6) derniers mois à compter de la date de la dernière réunion ou activité en cours d'examen.

Tolérance d'Absence : Chaque membre est autorisé à s'absenter jusqu'à trois (3) fois au maximum au cours de la période glissante de six (6) mois. Au-delà de ce seuil, le membre peut être sujet à des mesures disciplinaires, telles que définies à l'Article 7 ("Mesures Disciplinaires").

Notification d'Absence : En cas d'incapacité à assister à une réunion ou activité, le membre doit en informer le secrétaire au moins 48 heures à l'avance, sauf en cas de force majeure.

Absences justifiées : Les absences pour cause de maladie grave, de décès d'un proche, ou pour toute autre raison jugée valable par le Comité Directeur, ne seront pas comptées dans le calcul du seuil de trois (3) absences. Le membre doit fournir un justificatif dans les sept (7) jours suivant l'absence pour que celle-ci soit considérée comme justifiée.

Conséquences d'Absences non justifiées : Un membre qui dépasse le seuil de trois (3) absences non justifiées en six (6) mois glissants pourra faire l'objet de mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu'à l'exclusion de l'association conformément à l'Article 7 ("Mesures Disciplinaires").

Examen du dossier : Le Comité Directeur se réserve le droit de réviser la situation de tout membre ayant un nombre d'absences supérieur au seuil toléré et de prendre des mesures appropriées, en fonction des circonstances spécifiques.

Article 7 : Mesures Disciplinaires

Champ d'Application : Tous les membres de l'association sont soumis aux mesures disciplinaires énoncées dans cet article en cas de non-respect des obligations définies dans les statuts ou le règlement intérieur, y compris mais sans s'y limiter, les règles relatives à la présence obligatoire aux réunions et activités.

Procédure d'Avertissement : Pour toute autre violation du règlement intérieur et des statuts, le membre concerné recevra un avertissement écrit de la part du Comité Directeur.

Convocation devant le Comité Directeur : Si le comportement répréhensible persiste, le membre sera convoqué devant le Comité Directeur pour s'expliquer. Le membre a le droit d'être accompagné d'un autre membre de l'association pendant cette convocation.

Sanctions Possibles :

• Réprimande écrite.

• Suspension des droits de vote à l'Assemblée Générale pendant une période déterminée.

• Exclusion temporaire de certaines activités de l'association.

• Exclusion définitive de l'association.

Décision du Comité Directeur: Après avoir entendu le membre, le Comité Directeur votera à huis clos sur la sanction à appliquer. La décision sera communiquée au membre concerné dans un délai de quinze (15) jours.

Droit d'Appel : Les décisions prises par le Comité Directeur sont sans appel.

Application de la Sanction : La sanction prend effet immédiatement après la communication de la décision du Comité Directeur ou, en cas d'appel, après la décision de l'Assemblée Générale.

Article 8 : Règles de Bonne Conduite et Éthique

Respect et Courtoisie : Chaque membre de l'association s'engage à traiter les autres membres, ainsi que toute personne en relation avec l'association, avec respect, courtoisie et sans discrimination de quelque nature que ce soit.

Intégrité et Honnêteté : Les membres s'engagent à agir avec intégrité et honnêteté dans toutes leurs interactions au sein de l'association, y compris mais sans s'y limiter, dans la gestion des fonds, des ressources et des informations.

Confidentialité : Les membres sont tenus de respecter la confidentialité des informations sensibles et privées relatives à l'association, ses membres, ses partenaires et ses activités.

Transparence et Communication : Toute communication au sein de l'association ou en son nom doit être transparente, exacte et honnête. Les membres ont le devoir d'apporter toutes les informations pertinentes à l'attention du Comité Directeur ou des organes compétents pour toute décision ou action à prendre.

Conflits d'Intérêt : Les membres doivent éviter toute situation susceptible de créer un conflit d'intérêt avec l'association. Tout conflit potentiel doit être immédiatement signalé au Comité Directeur.

Utilisation des Ressources : Les ressources et les biens de l'association ne doivent être utilisés que pour des fins légitimes et conformes aux objectifs de l'association. L'utilisation à des fins personnelles ou le détournement de ces ressources est strictement interdit.

Participation Active : Chaque membre est encouragé à participer activement aux activités et aux décisions de l'association, dans le respect des statuts et du présent règlement intérieur.

Non-Respect des Règles : Tout manquement aux règles de bonne conduite et d'éthique peut donner lieu à des mesures disciplinaires, allant de l'avertissement à l'exclusion, conformément à l'Article 7 du présent règlement intérieur.

Signalement : Tout membre qui est témoin ou victime d'un comportement contraire aux présentes règles est encouragé à le signaler au Comité Directeur, qui prendra les mesures appropriées.

Article 9 : Communication et Confidentialité

Communication Officielle: Seuls les membres du Comité Directeur ou du Groupe Communication sont autorisés à communiquer au nom de l'association. Toute communication publique, notamment à la presse, sur les réseaux sociaux ou lors d'événements, doit être validée préalablement par le Comité Directeur.

Utilisation du Logo et des Marques : L'usage du logo, de la marque ou de tout autre élément identitaire de l'association doit respecter les lignes directrices établies par le Comité Directeur. Toute utilisation à des fins commerciales ou en dehors du cadre strict de l'association est interdite sans autorisation préalable.

Confidentialité : Tous les membres de l'association s'engagent à maintenir la confidentialité des informations non publiques concernant l'association, ses activités, ses membres, ses partenaires et ses donateurs. Cette obligation subsiste même après la cessation de la qualité de membre.

Données Personnelles : L'association s'engage à respecter les lois et règlements relatifs à la protection des données personnelles. Les informations recueillies sont utilisées exclusivement dans le cadre des activités de l'association et ne seront pas divulguées à des tiers sans consentement explicite.

Documents Internes : L'accès aux documents internes de l'association, tels que les procès-verbaux, les comptes-rendus et les bases de données, est réservé aux membres en fonction de leur rôle et de leurs responsabilités au sein de l'association. Toute diffusion en dehors de ce cadre nécessite une autorisation du Comité Directeur.

Réseaux Sociaux : Les membres qui publient du contenu associé à l'association sur les réseaux sociaux doivent se conformer aux bonnes pratiques établies par le Comité Directeur. Tout comportement ou publication inappropriée peut faire l'objet de mesures disciplinaires.

Transparence et Intégrité : Tout membre impliqué dans la communication de l'association doit s'efforcer de fournir des informations exactes, complètes et à jour, en respectant les principes d'éthique et d'intégrité.

Adopté par le Comité Directeur

14 septembre 2023

Cyril Galmiche
 Président